5 Consejos para publicar tu EINF

La publicación del Estado de Información No Financiera (EINF) fue todo un reto para las grandes empresas allá por el 2018. La ley se publicó in extremis y las compañías que finalizan ejercicio en diciembre tenían el vertiginoso plazo de 3 meses para la recogida de información y redacción y publicación del EINF. 

Un tiempo récord, máxime por aquel entonces, en el que la obligatoriedad era para las grandes compañías. Esto ponía a las empresas en la tesitura de publicar sin saber muy bien qué era lo que realmente debían plasmar, lo cual es un verdadero riesgo sabiendo que el documento es público, y por tanto accesible durante varios años (todo lo que diga puede ser utilizado en su contra).

Después de tres años rodando con esta normativa, las grandes empresas ya tienen dominado el contenido y se sienten  cómodas con el Estado de Información no financiera. Si bien es difícil encontrarse cómodo con una legislación ambigua que exige mucho, pero aporta muy pocas pistas sobre cómo se debe proceder para darle cumplimiento, ahora el problema se traslada en este ejercicio a un nuevo grupo de empresas que se incorporan a la obligatoriedad de publicar el Estado de Información No Financiera: sociedades de menor tamaño, empresas de 250 empleados*. Debido a su menor tamaño, se trata de organizaciones que poseen menos estructura y personal entre quien distribuir el no poco trabajo que conlleva dar cumplimiento con esta obligación, especialmente en lo que a recopilación de datos se refiere.

Para todos aquellos que se incorporan ahora a esta obligación proponemos <strong>5 tips que tener en cuenta</strong>:

1. El encargado de recopilar la información, persona clave

Nombrar un encargado para que coordine todo el proceso, desde la recopilación de datos hasta la emisión del EINF, es fundamental para el éxito. Los administradores de la sociedad asumen la total responsabilidad de la veracidad del contenido, al igual que con las Cuentas Financieras “tradicionales”.  La persona encargada del proyecto es, por tanto, clave. Por supuesto puede – debe- asesorarse con una empresa externa pero debe ser un empleado con experiencia en la compañía, suficientemente formado en la materia y capaz de liderar la coordinación del equipo que trabaje de primera mano el documento.

2.  Delimita el alcance

Una de las dudas habituales surge con las empresas que constituyen un grupo empresarial. ¿Tengo que presentar un Estado para cada empresa? ¿Puedo presentar un único EINF para todo el grupo?

A diferencia de lo que ocurre con la información financiera, las compañías que pertenecen a un grupo empresarial que presenta cuentas consolidadas están dispensadas de elaborar su propio EINF individual, por supuesto siempre y cuando en el informe de gestión consolidado se contemple el EINF. Eso sí, la sociedad dependiente deberá incluir una referencia a la sociedad dominante y el registro mercantil donde quedarán depositadas sus cuentas anuales con el fin de que la información sea trazable. Es decir, publicará la información no financiera la empresa matriz aunque las sociedades que conforman el grupo cumplan individualmente con los requisitos. Estos requisitos son:

Delimitar bien el alcance de tu EINF es fundamental, ya no sólo para cumplir con la legislación vigente sino para organizar la recogida de información y coordinar al equipo que participará en la redacción.

3. Comunica

La recopilación de la información es un paso crucial para lograr la publicación del EINF con éxito. Para ello, intervienen departamentos tan dispares como Recursos Humanos, Medioambiente, Financiero o Comunicación, entre otros.

Todas estas personas tienen su realidad del día a día: clientes, responsabilidades y agenda que aprietan. Introducir en sus quehaceres nuevas tareas va a suponer un esfuerzo extra por su parte. Pero no cabe duda de que les necesitamos, pues el responsable de la recopilación de información no puede hacerlo todo por si mismo. El famoso ¿Picas piedra o construyes una catedral? nos ayudará a tener un equipo más motivado y alineado con nuestro propósito. Una buena comunicación es una alfombra roja para el éxito. Comunica:

1. Qué es el EINF y el proceso hasta su publicación
2. La legislación que obliga a tu empresa a publicarlo
3. Qué esperas de cada uno de ellos
4. Cuáles son los plazos
5. Recuérdales que los datos serán verificados y que por tanto han de ser trazables
6. Una vez que el trabajo esté realizado, envíales el link a vuestra web una vez esté publicado el EINF en la misma (Invítales a ver la catedral que ellos mismos han construido para que se sientan parte de ella. El siguiente ejercicio todo será más llevadero)

4. Planifica

Uno de los grandes errores es esperar a final de año para recopilar datos y KPIs. Entre otras cosas, puede ser demasiado tarde y darte cuenta de que algunos de los datos no se han ido tomando y el trabajo de recopilación se puede multiplicar o ser incluso imposible de materializar.

Lo mejor es tener implantados procedimientos que permitan la recopilación de información paulatina y sistematizada. Además, esto permite un seguimiento y control que por un lado asegura a los miembros del Consejo cierto nivel de calidad en la información y por otro reduce el trabajo a final de año. Aunque lo cierto es que las empresas no cuentan actualmente con un sistema que les permita proteger a los miembros del consejo con la fiabilidad que sí se tiene en materia financiera. En gran medida esto se debe a que aunque la Ley 11/2018 dice que deben utilizarse estándares reconocidos, lo cierto es que no existe aún desarrollo reglamentario de la Ley, normalización ni total consenso sobre la forma de medir indicadores y emitir la información.

5. Verifica con una compañía reputada

El EINF será depositado en el Registro Mercantil junto con las cuentas anuales. Esto significa que con la misma facilidad con la que consultamos las finanzas de las compañías, puede hacerse ahora con el EINF. Demasiados ojos sobre el EINF como para no buscar a los mejores Tener a tu lado una reputada verificadora supondrá un grado más de seguridad para ti y los miembros del Consejo, puesto que es mejor encontrar un error a tiempo que perpetuarlo.

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